Hoe werkt een escrow-overeenkomst voor software?
Een escrow-overeenkomst zorgt voor zekerheid en bescherming bij het gebruik van software van een externe softwareleverancier. Er worden afspraken vastgelegd met een onafhankelijke derde partij, waarbij de broncode wordt veiliggesteld en beschikbaar is in het geval van een calamiteit. In dit artikel gaan we dieper in op wat een escrow-overeenkomst precies is, wat de voordelen zijn, waar een escrow-overeenkomst uit bestaat en meer.
Wat is een escrow-overeenkomst?
Een escrow-overeenkomst is een juridische afspraak waarbij de escrow-agent iets van waarde bewaart totdat aan vooraf vastgestelde voorwaarden is voldaan. Bij IT escrow gaat het om zaken als broncode, installatiedata, gebruikersdata, configuraties en documentatie. Bij SaaS escrow kan dit ook toegang tot de clouddienst bevatten.
De overeenkomst bepaalt dat deze informatie of toegang beschikbaar wordt gesteld aan de gebruiker wanneer zich bepaalde situaties voordoen, zoals faillissement, het stopzetten van de dienstverlening of het niet nakomen van verplichtingen. Dit wordt vastgelegd in een contract tussen de softwareleverancier, de gebruiker en de escrow-agent, en biedt zekerheid over de continuïteit van essentiële IT-processen.
Rol van de escrow-agent
De escrow-agent bewaart de softwarebroncode en documentatie voor de leverancier en gebruiker. Als er sprake is van een calamiteit, kan de agent de broncode vrijgeven. Hierdoor biedt escrow zekerheid en bescherming tegen onverwachte problemen.
Betrokken partijen en hun belangen
Er zijn drie betrokkenen bij een escrow-overeenkomst:
- De leverancier (verkoper)
- De gebruiker (koper)
- De escrow-agent (derde partij).
Verschillende vormen van escrow-overeenkomsten
Software escrow
Software escrow is een overeenkomst voor software waarbij de broncode bij een onafhankelijke derde partij in bewaring wordt gegeven. In het contract wordt vastgelegd dat de derde partij de code veilig bewaart tegen een afgesproken escrow-bedrag, en onder vooraf bepaalde voorwaarden. Als er een calamiteit voordoet, mag de escrow-agent de broncode vrijgeven aan de gebruiker.
SaaS escrow
Bij SaaS escrow worden dezelfde principes toegepast op cloudsoftware. Niet alleen de broncode, installatiescripts en documentatie worden veiliggesteld bij een onafhankelijke derde partij, maar ook de complete cloudomgeving en bedrijfsdata. Als de dienst van de leverancier niet voortgezet kan worden, behoudt de gebruiker via de escrow-regeling toegang tot de applicatie en alle gegevens.
Data escrow
Bij data escrow wordt er regelmatig een actuele kopie van alle essentiële data bij een escrow-agent opgeslagen. Ook hierbij kan de escrow-agent de data vrijgeven als de leverancier zijn verplichtingen niet meer kan nakomen.
Voordelen van een escrow-contract
Zekerheid voor continuïteit
Een groot voordeel van een escrow-overeenkomst is dat bedrijven niet volledig afhankelijk zijn van hun softwareleverancier. Als er sprake is van een calamiteit, kunnen zij de software blijven gebruiken. Dit biedt bescherming van de continuïteit van bedrijfsprocessen.
Bescherming bij faillissement
Als er sprake is van faillissement van de leverancier kan de gebruiker door het escrow-contract aanspraak maken op de vrijgave van de broncode. Hierdoor voorkomt men dat essentiële software in de failliete boedel belandt en onbruikbaar wordt.
Vertrouwen en transparantie
De escrow-overeenkomst levert een bijdrage aan vertrouwen tussen leverancier en klant. Het is een betrouwbare oplossing die transparantie schept over afspraken, beschikbaarheid van software en wat er precies gebeurt bij een overname of stopzetting.
Ondersteuning bij contracten en verkoop
Een escrow-regeling wordt meestal geïntegreerd in contracten, zoals de koopovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst. Dit geldt bij overnames, verkoop van aandelen of bij projecten met de overheid waarbij continuïteitsborging een verplichting is.
Wat wordt vastgelegd in de escrow-overeenkomst?
- Inhoud van het depot: in het contract wordt nauwkeurig omschreven wat er wordt opgeslagen. Denk aan broncode, technische documentatie, databases en installatiescripts.
- Situaties voor vrijgave: de overeenkomst benoemt situaties (triggers) waarin vrijgave plaatsvindt. Voorbeelden zijn faillissement, overname, stopzetten van het product of schending van afspraken.
- Verplichtingen en gebruik bij vrijgave: na vrijgave mag de gebruiker de software intern beheren om de dienstverlening te kunnen voortzetten. De intellectuele eigendomsrechten blijven bij de leverancier, tenzij hier andere afspraken over zijn gemaakt.
- Controle en actualisatie: om zeker te zijn van een actueel product moet het escrow-depot regelmatig worden geüpdatet. Meestal wordt in het contract een afgesproken periode vastgesteld waarin nieuwe versies worden aangeleverd.
Escrow: een betrouwbare oplossing die continuïteit waarborgt
Waarom een escrow-overeenkomst belangrijk is
Zonder escrow-overeenkomst kan je organisatie risico lopen als de softwareleverancier uitvalt. In de praktijk zijn escrow-regelingen geen luxe, maar noodzaak voor bedrijven die afhankelijk zijn van specifieke software.
Voor wie is het geschikt?
Escrow is geschikt voor softwareleveranciers die vertrouwen willen wekken en voor klanten die zekerheid zoeken. Of je nu verkoper, koper of dienstverlener bent: escrow ondersteunt alle betrokkenen in het waarborgen van continuïteit.
Veelgestelde vragen over een escrow-overeenkomst
Een escrow-overeenkomst is nodig als je software belangrijk voor je bedrijfsvoering en je zekerheid wilt bij onverwachte problemen. Voornamelijk bij maatwerksoftware, cloudapplicaties of contracten met de overheid biedt een escrow-regeling extra bescherming. De broncode en documentatie worden beheerd door een escrow-agent en wordt bij een calamiteit veilig vrijgegeven. Hierdoor blijft de continuïteit van je bedrijf gewaarborgd.
Bij een overname blijft de escrow-overeenkomst geldig, tenzij hier andere afspraken over zijn gemaakt in het contract. De koper kan dan nog steeds aanspraak maken op de broncode als de oorspronkelijke softwareleverancier zijn verplichtingen niet nakomt.
De afgesproken periode wordt in de overeenkomst vastgelegd. Vaak loopt de regeling zolang de contractuele verplichtingen tussen koper en leverancier gelden. De looptijd kan eenvoudig worden verlengd zolang de beschikbaarheid van de software essentieel blijft.
Je kunt gemakkelijk beginnen door een goede overeenkomst op te stellen samen met een ervaren escrow-agent. Wij kunnen je helpen bij het vastleggen van alle afspraken, inclusief de rol van de derde partij, het escrow bedrag en de vrijgave voorwaarden. Je kunt vrijblijvend contact opnemen voor persoonlijk advies of ondersteuning.
Continuïteit met een escrow-overeenkomst voor software
Een escrow-overeenkomst zorgt voor zekerheid en bescherming voor je bedrijfsvoering, voornamelijk bij faillissement of overname van de softwareleverancier. Door afspraken vast te leggen met een escrow-agent wordt de broncode veilig beheerd en bij een calamiteit vrijgegeven. Hierdoor blijft de continuïteit van je software gegarandeerd.
Benieuwd naar of een escrow-overeenkomst past bij jouw situatie? Escrow4all biedt ondersteuning bij het opstellen van heldere contracten en afspraken. Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij jouw software beschikbaarheid kunnen waarborgen.
Laten we kennismaken
Op zoek naar innovatieve escrow oplossingen?
Neem geheel vrijblijvend contact op.