Waarom een escrow-regeling essentieel is bij aanbestedingen

Aanbestedingen gaan vaak over grote bedragen, langlopende trajecten en kritieke systemen. Alles moet kloppen: van technische specificaties tot juridische eisen. Maar één belangrijk aspect wordt regelmatig onderschat – of zelfs helemaal vergeten:

Wat gebeurt er als de softwareleverancier uitvalt?

Juist bij aanbestedingen, waar publieke of semi-publieke partijen vaak langdurig afhankelijk zijn van één specifieke software-oplossing, is continuïteit cruciaal. En daar komt escrow om de hoek kijken.

Wat is escrow ook alweer?

Een escrow-regeling zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot de broncode, data en/of een werkende versie van je systeem, zelfs als je leverancier stopt, failliet gaat of zijn verplichtingen niet meer kan nakomen.

Bij een aanbesteding is dat geen overbodige luxe, maar eerder een must-have. Waarom?

Langdurige afhankelijkheid van één leverancier

Veel aanbestedingen resulteren in maatwerksoftware of specifieke SaaS-oplossingen. In de praktijk betekent dat: je bent als opdrachtgever jarenlang afhankelijk van de leverancier die je gekozen hebt.

Wat als die partij ineens wegvalt?
Zonder escrow sta je met lege handen – en ligt je systeem, en dus je dienstverlening, stil.

Publieke verantwoording en transparantie

Overheden en (semi)publieke instellingen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid: zij moeten kunnen aantonen dat ze zorgvuldig omgaan met gemeenschapsgeld én risico’s beheersen.

Een goede escrow-overeenkomst toont aan dat je als organisatie voorbereid bent op calamiteiten. Dat is niet alleen goed risicomanagement, maar ook een signaal van professionele governance.

Compliance en aanbestedingsregels

Steeds vaker worden eisen rondom continuïteit en informatiebeveiliging expliciet opgenomen in het aanbestedingsproces. Denk aan ISO 27001, NEN 7510 of ENSIA. Een escrow-overeenkomst helpt om hier aantoonbaar aan te voldoen.

Sterker nog: sommige aanbestedende diensten verlangen inmiddels standaard een escrow-regeling voor bedrijfskritische systemen.

Tijdig ingeregeld = geen gedoe achteraf

Een escrow-regeling kun je het beste direct bij contractering regelen. Achteraf iets proberen te repareren, als het project al loopt of de leverancier onder druk staat, is vaak duurder, omslachtiger en risicovoller.

Door escrow al in de aanbestedingsfase mee te nemen, geef je jezelf én je leverancier helderheid én zekerheid.

Escrow in je aanbesteding: zo pak je het aan

• Laat escrow opnemen als voorwaarde in het bestek of programma van eisen.
• Vraag leveranciers naar hun ervaring met escrow-oplossingen.
• Werk samen met een neutrale en onafhankelijke escrowpartij (zoals Escrow4All) die weet hoe dit juridisch en technisch goed in te regelen is.
• Kies voor een escrow-vorm die past bij jouw oplossing: broncode, data, of zelfs hele werkende omgevingen (zoals bij SaaS Escrow).

Tot slot

Aanbestedingen draaien om betrouwbaarheid, transparantie en continuïteit. Een escrow-regeling helpt om dat waar te maken, óók als het even tegenzit. Daarmee bescherm je niet alleen je software, maar ook je reputatie.

Wil je weten hoe je escrow slim kunt meenemen in je aanbesteding?
Neem contact met ons op – we denken graag met je mee.