Digitale knowhow weg? Dan ligt je bedrijf stil

In veel organisaties hangt digitale kennis aan één persoon. Of een paar personen. Denk aan een developer die ooit het fundament van een applicatie schreef, of een IT-manager die precies weet hoe het oude, maar nog altijd cruciale, Excelbestand werkt. Maar wat gebeurt er als die ene collega uitvalt? Of als een externe leverancier ermee stopt?
Digitale knowhow is alles wat nodig is om je IT-omgeving draaiende te houden: van toegang tot systemen, kennis van code, tot handleidingen die nieuwe medewerkers helpen opstarten. En dat is precies de kennis die je moet borgen.

1. Afhankelijk van mensen, processen en bestanden

Digitale afhankelijkheden komen in alle soorten en maten. Bijvoorbeeld:

• Een ontwikkelaar met een unieke manier van coderen, die nooit iets documenteert.
• Een Excelbestand dat uit zijn voegen barst, alleen door de maker begrepen wordt en toch bedrijfskritisch is.
• Softwareleveranciers die geen overdrachtsdocumentatie hebben voor nieuwe developers.

Als die kennis niet goed is vastgelegd, brengt dat risico’s met zich mee. Niet alleen voor je interne continuïteit, maar ook richting toezichthouders als de AFM of andere waakhonden. Want wie niet kan aantonen dat de operatie doorloopt bij uitval, loopt serieuze compliance-issues op.

2. Documentatie is het halve werk

Bij Escrow4all merken we het direct: zodra we starten met een verificatieproces, bijvoorbeeld via onze uitgebreide Verify-regeling, blijkt vaak dat de documentatie ontbreekt of verouderd is. Leveranciers moeten alsnog alles op papier zetten. En verrassend genoeg: ze vinden dat prettig. Want het dwingt tot opschonen, structureren en nadenken over overdraagbaarheid.

Voor klanten betekent dit rust: áls er iets gebeurt, dan is de kennis niet weg. Alles ligt vast, op afroep beschikbaar.

3. Waar begin je?

Als IT- of developmentmanager kun je veel zelf doen, nog voordat je contact met ons opneemt. Begin intern met deze vragen:

• Waar zijn we nu afhankelijk van één of twee personen?
• Welke systemen of bestanden zijn slecht overdraagbaar?
• Is onze code voldoende gedocumenteerd voor nieuwe developers?
• Hebben we een actuele handleiding van onze processen?

Deze inventarisatie geeft vaak al inzicht in hoe kwetsbaar je organisatie is. En het helpt bij het gesprek met een escrow-agent: wat moet er écht geborgd worden, en hoe?

4. Een extra slot op de deur

Escrow is geen papieren tijger, maar een praktische zekerheid. Als het misgaat – of dat nu door uitval, conflict of rampscenario komt – heb je direct toegang tot de kennis en code die je nodig hebt om door te kunnen. Bij Escrow4all zorgen we dat die informatie actueel blijft en veilig wordt opgeslagen bij een onafhankelijke derde partij.

Voor sommige klanten is dit vooral belangrijk richting toezichthouders. Voor anderen is het juist intern een opluchting: minder werkdruk, minder afhankelijkheid, en de zekerheid dat je altijd door kunt.

5. Meer rust, minder risico

Digitale knowhow borgen doe je niet alleen voor het management of de compliance officer. Je doet het ook voor je collega’s. Zodat niemand hoeft te vertrouwen op “we doen het altijd zo” of “vraag het maar aan Jan”. Met een goede escrowregeling is de juiste informatie beschikbaar voor iedereen die ‘m nodig heeft.

Dus: zie je dat jouw organisatie draait op impliciete kennis? Wordt het tijd om daar grip op te krijgen? Laten we praten. Dan laten we je precies zien hoe jij vandaag nog kunt starten met borgen van je digitale knowhow.

Neem contact op met Escrow4All