Wat is Software Escrow en hoe werkt het ook alweer?

Stel, je organisatie gebruikt software die onmisbaar is voor de dagelijkse bedrijfsvoering. De softwareleverancier onderhoudt de applicatie en beschikt over de broncode. Maar wat gebeurt er als die leverancier failliet gaat of niet langer in staat is om onderhoud en support te leveren? Software Escrow is bedoeld om je tegen dat risico te beschermen. 

Hoe werkt Software Escrow?

Bij dit type escrow wordt de broncode van een softwareapplicatie ondergebracht bij een onafhankelijke escrowagent zoals wij dat zijn. We bewaren het materiaal niet alleen veilig, maar zorgen er binnen een actieve escrowregeling ook voor dat het volgens de gemaakte afspraken wordt geverifieerd en geüpdatet.

Bij een dergelijke regeling zijn doorgaans drie partijen betrokken: de softwareleverancier, de gebruiker of licentienemer en de onafhankelijke escrowagent. Hoe dat in de praktijk werkt? De leverancier deponeert het afgesproken materiaal bij ons. Als gebruiker kun je daar niet zomaar over beschikken. Wanneer het materiaal precies mag worden vrijgegeven, is vooraf vastgelegd in een heldere escrowovereenkomst.

Zijn er meerdere gebruikers of licentienemers betrokken? Dan kan dit worden geregeld via een mantelovereenkomst met meerdere begunstigden. Hiermee wordt één overkoepelende regeling opgezet, waarbij meerdere gebruikers onder vooraf vastgelegde voorwaarden kunnen profiteren van dezelfde escrowregeling. Dit zorgt voor een efficiënte inrichting en biedt iedere begunstigde duidelijkheid over de voorwaarden waaronder het gedeponeerde materiaal kan worden vrijgegeven.

Wanneer kan Software Escrow nodig zijn?

Je kunt voor belangrijke bedrijfsprocessen behoorlijk afhankelijk zijn van één softwareleverancier. Valt die partij weg, dan wil je voorkomen dat je ook de mogelijkheid verliest om de software te onderhouden, corrigeren of aanpassen.

In de escrowovereenkomst worden daarom situaties opgenomen waarin afgifte mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een faillissement, het stoppen van onderhoud en support of een contractbreuk die niet binnen de afgesproken termijn wordt hersteld. Totdat zich zo’n situatie voordoet, blijft het gedeponeerde materiaal beschermd. Daarmee houden we dus expliciet rekening met beide kanten van de overeenkomst: jouw belang bij continuïteit én het belang van de leverancier om zijn intellectueel eigendom te beschermen. Escrow4all biedt ook de tweepartijen-mantelovereenkomst (één leverancier, veel gebruikers, via derdenbeding).

En dat is juist voor software- en SaaS-leveranciers (A-segment) relevant.

Wat wordt er gedeponeerd? 

De broncode vormt de kern van een Software Escrow-depot, maar alleen broncode is niet altijd voldoende. Ook documentatie en instructies die nodig zijn om de broncode te onderhouden, interpreteren, compileren en installeren kunnen onderdeel zijn van het depot. Meer informatie vind je in ons blog Wat hoort er eigenlijk in een escrowdepot? [link naar blog invoegen] 

Wil je weten wat Software Escrow voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op. We bespreken graag welke regeling aansluit bij jouw situatie.